Een inkoopbestelling legt vast wat je bij een leverancier bestelt en in welk magazijn je het verwacht. Zodra de goederen binnen zijn, ontvang je de bestelling in MrStock en wordt de voorraad automatisch bijgeboekt. Dit artikel loopt de hele levensloop door: aanmaken, bevestigen, ontvangen en annuleren.
Een inkoopbestelling doorloopt vaste statussen:
Concept: je stelt de bestelling samen; hij is nog te bewerken.
Ingekocht: je hebt bevestigd dat de bestelling bij de leverancier is geplaatst.
Deels ontvangen: een deel van de goederen is binnen en bijgeboekt.
Ontvangen: alles is binnen.
Geannuleerd: de bestelling is geannuleerd; er wordt niets meer op ontvangen.
Naast "Ingekocht" bestaat de status Aangemeld, voor bestellingen die door een klant zijn aangemeld (bijvoorbeeld via het klantportaal).
Ga naar Inkopen en klik op Nieuwe inkoopbestelling.
Kies de leverancier en het magazijn waar je de goederen verwacht. Laat de leverancier leeg om producten van elke leverancier te kunnen toevoegen.
Voeg regels toe met Regel toevoegen: kies het product, vul het aantal en de inkoopprijs in en eventueel een verwachte leverdatum (ETA) per regel.
Of gebruik de scanner: scan een productbarcode om een regel toe te voegen of het aantal te verhogen.
Leg optioneel een inkoopnummer (ordernummer van de leverancier) en notities vast.
Sla op.
Alleen een product dat inkoopbaar is bij de gekozen leverancier kan worden toegevoegd. Zie het artikel over de inkoopbaar-instelling per leverancier.
Zodra je de bestelling bij de leverancier hebt geplaatst, bevestig je dat in MrStock:
Open de concept-inkoopbestelling.
Klik op Markeer als ingekocht.
Leg desgewenst het inkoopnummer van de leverancier en een verwachte leverdatum vast.
De status wordt Ingekocht en de verwachte aantallen tellen mee als voorraad "onderweg". Een concept zonder regels kun je niet bevestigen.
Als de zending binnenkomt, boek je de ontvangst:
Open de inkoopbestelling en klik op Ontvangen.
Scan de producten om ze te ontvangen, of vul de aantallen handmatig in.
Kies de bestemming: rechtstreeks naar een locatie, of via containers (handig om binnengekomen goederen eerst te verzamelen).
Klik op Ontvangst bevestigen.
De ontvangen aantallen worden als voorraadmutatie bijgeboekt ("Ontvangen uit inkoopbestelling [nummer]"). Ontvang je niet alles in één keer, dan komt de bestelling op Deels ontvangen te staan en blijft het restant openstaan tot de rest binnen is.
Wil je een bestelling stopzetten? Kies Annuleren; er wordt dan niets meer op ontvangen. Een volledig ontvangen inkoopbestelling kun je niet meer annuleren. Verwijderen kan met Verwijderen, wat de bestelling definitief weghaalt.
Je kunt niet meer ontvangen dan er op een regel openstaat.
In de Historie van de bestelling zie je alle gebeurtenissen (aangemaakt, ingekocht, goederen ontvangen, geannuleerd).
De ETA helpt je inschatten wanneer voorraad binnenkomt; je kunt meerdere ETA's per bestelling hebben (per regel).
Telt een ingekochte bestelling al mee als voorraad? De aantallen tellen mee als onderweg (verwacht), niet als vrije voorraad. Pas bij het ontvangen wordt de voorraad daadwerkelijk bijgeboekt.
Kan ik producten van meerdere leveranciers in één bestelling zetten? Laat het leveranciersveld leeg om producten van elke leverancier toe te voegen. Voor een nette inkoop per leverancier maak je doorgaans één bestelling per leverancier.
